¿Para qué estamos haciendo esto?

Publicado en Factor E # 54.

Un proyecto es un esfuerzo temporal para crear un resultado único, o como lo dijera el gurú de la calidad Juran, es “un problema crónico con fecha programada de resolución”. Vamos a platicar de un paso muy útil para ayudar a que se lleve a cabo satisfactoriamente, y que sin embargo, muchas veces se omite.

La fórmula mágica e ignorada de la que hablo consiste en definir claramente el objetivo del proyecto antes de empezar a trabajar en él. El objetivo indica lo que queremos realizar. Con demasiada frecuencia tenemos una definición vaga que se presta a interpretaciones. Cada cabeza es un mundo, y todos podemos tener ideas diferentes de lo que significa: “construir una casa para fin de año” o “instalar un sistema de cobranza a más tardar en abril”. Estos son resúmenes útiles del objetivo del proyecto, pero sin definir las características más a fondo, darán lugar a numerosas discusiones y conflictos.

Para remediar esta solución, James Lewis, autor en el campo de administración de proyectos, recomienda iniciar un proyecto definiendo el objetivo con el equipo. Si cada miembro del equipo enuncia lo que entiende por el objetivo, se sorprenderán al ver las diferencias. Al trabajar en una definición común, el resultado será mucho más claro y útil para todos los involucrados.

Otra herramienta útil para definir el objetivo consiste en visualizar las condiciones de éxito, que nos dicen cómo nos daremos cuenta de que ya terminamos y logramos lo que queríamos. Muchas veces, cuando varias personas comentan sus condiciones de éxito, descubren que no son del todo compatibles, y pueden trabajar en unificarlas desde el principio, cuando resulta menos costoso hacer cambios.

Volviendo a los objetivos anteriores, podemos mejorarlos de la siguiente manera: “Construir una casa de 4 recámaras y 2 baños, de acuerdo con los planos autorizados por el cliente, que será entregada el 31 de diciembre”, o “instalar un sistema de cobranza que maneje facturas, pagos, antigüedad de saldos y cálculo de impuestos a tiempo para la declaración anual de abril 17 de 2011”.

En la medida en que tengamos los objetivos claros, aumentaremos la probabilidad de concluir satisfactoriamente el proyecto.

En Auval contamos con la experiencia para ayudarle a definir, planear y ejecutar sus proyectos. Para más información, estamos a sus órdenes en info@auval.com.mx o al (664) 231-0179 ext 2060.