Comunicación efectiva en proyectos
La primera vez que noté la importancia de la comunicación en un proyecto fue en Houston, a fines del siglo pasado. Estaba implementando un sistema ERP, cuando uno de los directores de la empresa me comentó: «Armando, me queda muy claro que tienes experiencia y sabes lo que hay que hacer, cómo y cuándo. Pero yo no lo sé. ¿Cómo me puedes ayudar a entenderlo?».
Es fácil, como líder de proyectos, perderse en el lenguage técnico de gráficas de Gantt, rutas críticas y presupuestos. Estas son herramientas indispensables, pero incluyen demasiado detalle para cualquier persona que está demasiado ocupada con su trabajo habitual como para encima dedicar tiempo a estudiar este lenguage críptico. La mayoría de la gente necesita saber en todo momento, de una manera clara y concreta, lo siguiente: cómo va el proyecto, dónde tiene que intervenir, qué necesitan de ella.
El plan de comunicación, definido idealmente al inicio del proyecto y actualizado según se requiera, debe ser más que un calendario con una lista de distribución adjunta. Debe incluir el tipo de reporte correcto para la audiencia a la que va dirigido, e incluir indicadores de avance disponibles para todos los involucrados en lugares visibles y actualizados periódicamente.
Por último, debemos considerar la herramienta adecuada: Una hoja de Excel con las diferentes etapas en las columnas (por ejemplo: requerimientos, configuración, pruebas, entrenamiento y aceptación, para un proyecto de sistemas) y el porcentaje de avance de las diferentes áreas o módulos como renglones, así como colores indicando qué es lo que no ha iniciado, va a tiempo, retrasado o es crítico, puede ayudar más a concluir un proyecto con éxito, que el archivo de Project , ya que para la audiencia equivocada, este archivo llevará a la confusión, en vez de a la acción.
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Armando Franco tiene amplia experiencia en las áreas de sistemas, compras y proyectos. Cuenta con una Maestría en Administración de Tecnologías de Información, y las certificaciones Certified Purchasing Manager, Microsoft Office 2010 Specialist, Expert y Master.
ay que p****e m***n, si creo qu van a llegar a decirte que les expliques los jefes jajaja m***n a mas no poder, deja de subir tonterias
Gracias por tomarse el tiempo de leer el artículo y aportar a la discusión, Fernando. Comprendo que le parezca difícil que los jefes nos pregunten qué hacer, ya que así suele ser cuando vamos empezando y los jefes sienten que deben indicarnos lo que hay que hacer en vez de consultarnos, pues no hemos demostrado todavía que tenemos algo valioso qué aportar, o no les damos la confianza suficiente para delegarnos mayor responsabilidad. Esto es justamente lo que deben hacer según el modelo de delegación planteado en «Managing Management Time» cuando dudan que alguien tenga la capacidad suficiente para completar el trabajo en forma adecuada por su cuenta..
Se me ocurren varias cosas que nos pueden ayudar a que los jefes nos tomen en cuenta:
a) Demostrar y documentar que cumplimos las cosas que nos encargan, de modo que cada vez recibamos más responsabilidad.
b) Mantener una actitud positiva y una actitud de «sí se puede».
c) Mostrar las herramientas de manera que en vez de querernos llevar el crédito, ayudemos a resolver problemas en forma que nuestros jefes incrementen su prestigio.
Espero que estas sugerencias le parezcan útiles, y espero sus comentarios adicionales, que pueden hacer de esta una discusión muy enriquecedora (Vamos empezando y ya me dio ideas para un par de artículos más).