Reducción de inventario

Publicado en Factor E 62.

Hace unos años, en un departamento de Compras recibimos la instrucción de reducir el inventario, para poder detectar las oportunidades de mejora e incrementar la eficiencia de la operación. A un par de meses del inicio, súbitamente se recibió contraorden: “¡Nos están ahorcando! ¡Traigan todo el inventario que puedan YA!” Una vez que se recuperó el inventario, se analizó la situación. ¿Por qué había causado problemas la reducción si se había calculado tan cuidadosamente? Repetimos el intento, esta vez con gran éxito. Años después, se me ocurrió este diagrama y explicación de lo que hicimos, que básicamente fue reinventar el hilo negro.

Lo primero que descubrimos fue ignorábamos que el inventario contenía material inutilizable porque necesitaba ser retrabajado, se había quedado entre procesos de manufactura, o simplemente se había echado a perder por tener mucho tiempo en almacén. Así, se inició por clasificar el material en dos categorías: usable y no usable.

Luego se tomó en cuenta el tiempo de entrega, con un par de semanas para prevenir problemas, y la demanda proyectada. ¿De qué materiales teníamos excedentes según el tiempo de entrega y la demanda?

Con estas características obtuvimos el recuadro que se muestra, con el que las opciones que teníamos se volvieron más claras.

Cuadrante I (con demanda, en buen estado): es el estado ideal. Aquí sólo hay que optimizar, reduciendo el tiempo de entrega o implementando sistemas de kanban.

Cuadrante II (sin demanda, en buen estado): podíamos tratar de utilizar un material en vez de otro para consumirlo, o hacer un producto especial. Esto es, llevarlo al cuadrante I.

Cuadrante III (con demanda, defectuoso): tenemos que revisar si se puede arreglar el material, de manera que podamos utilizarlo. De nuevo, se trata de llevarlo al cuadrante I.

Cuadrante IV (sin demanda, defectuoso): hay que tratar de llevar el material al cuadrante II o al III. Puede que a la larga resulte más barato sea deshacernos de este material, en vez de seguir guardándolo indefinidamente. Si no tenemos demanda, y aunque la tuviéramos, el material no sirve, ¿por qué está ahí?

También contamos con la opción de tirar, vender o intercambiar a un tercero el material que no podemos usar, sea por defectos o falta de demanda. La basura de unos es el tesoro de otros.

Por último, nos ayudó infinitamente que la gerencia implementara este objetivo a nivel global. Cuando pasó de ser “¿cómo van a bajar el inventario los de Compras?” a ser “¿cómo vamos a bajar el inventario?” se volvió posible.

En Auval contamos con la certificación C.P.M. (Certified Purchasing Manager) y podemos ayudarle a optimizar su inventario. Llámenos al (664) 231-0179, o al correo info@auval.com.mx.

Armando Franco © 2011