Costo, tiempo, alcance… o calidad

Publicado originalmente en Factor E.

En la administración de proyectos tradicionalmente se maneja la restricción triple: costo, alcance y tiempo. Se dice que se pueden definir dos de las tres restricciones, y que la última cambiará en base a esto. ¿Quiere terminar el proyecto con menos dinero (costo) y más rápido (tiempo)? Entonces se reduce lo que se puede hacer (alcance). ¿Se trata de hacer más (alcance) con menos gente (costo)? Entonces tardaremos más tiempo.

Por ejemplo: A partir de julio de 2006, todas las exportaciones a Europa deben estar dentro de tolerancia en el nivel contenido de seis sustancias peligrosas, y todos los exportadores cumplir con una serie de requisitos. Esto se conoce como la iniciativa RoHS.

Si hubiéramos llegado con nuestro jefe a decirle: “El departamento legal nos acaba de notificar que hay que cumplir con la regla, y necesitaremos más gente (costo), incluir nada más parte de nuestros artículos (alcance), o no estaremos listos (tiempo)”. La respuesta podría haber sido: “Contrata a personal temporal para que podamos cumplir a tiempo”. En este caso, el alcance y el tiempo serían fijos, y podríamos modificar el costo para cumplir el objetivo.

Aunque en teoría suena muy bien, la realidad muchas veces es más compleja. Nuestro jefe podría haber respondido: “Entiendo tu preocupación, pero es imposible que contratemos más gente por falta de presupuesto, es indispensable certificar todos nuestros productos o nos van a demandar y tenemos que terminar a tiempo porque la planta debe seguir exportando a Europa”. En estas condiciones, las tres restricciones están fijas. Esto no sólo es posible, sino bastante común en los negocios.

Con una sencilla modificación, la restricción triple refleja más adecuadamente la realidad: a costo, alcance y tiempo, le añadimos calidad. En el ejemplo de la regulación europea, podemos cumplir todos los requisitos de una manera suficiente, aunque no sea la ideal (menor calidad). Sin embargo, la calidad debe ser adecuada cuando está en juego la seguridad. Sería irresponsable arriesgar vidas para cumplir con un proyecto.

Por último, la restricción triple o cuádruple se utiliza indirectamente. Llegar a decirle al cliente o jefe: “Escoge cuál es la característica que quieres sacrificar: tiempo, costo, alcance o calidad”, puede ser una forma rápida de perder al cliente, el siguiente aumento de sueldo, o el empleo. Es necesario tener la habilidad de deducir qué es lo más importante basándonos en el objetivo del proyecto y nuestras conversaciones con los patrocinadores, para actuar en consecuencia.

Determinar en cuál de las restricciones tenemos la mayor flexibilidad es de gran ayuda para tomar decisiones durante la ejecución del proyecto. Debemos tomar en cuenta que un proyecto puede tardar más de lo previsto, costar más de lo presupuestado, y si cumple con su función, ser un gran éxito. Por otro lado, un proyecto que termina a tiempo y dentro del presupuesto, pero no sirve para lo que se necesita, es un fracaso.

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